Homepage > Aan de slag > Identificeren van problemen en mogelijkheden

Identificeren van problemen en mogelijkheden

In deze fase van het diversiteitsmanagement (DM) project wordt vastgesteld wat in uw organisatie de huidige praktijk is, waar problemen liggen en waar mogelijkheden. Als resultaat van deze fase beschikt u over de basisinformatie op grond waarvan u beslissingen kunt nemen over de inrichting van het DM-project.

De activiteiten in deze fase kunnen veel tijd in beslag nemen. Dit brengt risico's mee, en kan bijvoorbeeld resulteren in verlies van interesse of eindeloos door blijven analyseren (er is immers altijd nog wel iets dat je niet weet). Om dergelijke problemen te voorkomen, wordt een twee-traps analyse voorgesteld; een analyse van grof naar fijn.

• Primaire analyse;
  Deze eerste analyse borduurt voort op de onderwerpen uit de startfase en maakt gebruik van bestaande data, zoals personeelsbeleid, omzet, personeelsklachten en personeelsonderzoeken. Deze data, gecombineerd met interviews met sleutelpersonen, geven zowel een goed overzicht van diversiteitgerelateerde problemen als een beschrijving van de reeds bestaande mogelijkheden;
• Secundaire analyse: dataverzameling en - analyse;
  In de secundaire analyse wordt, op basis van de gegevens uit de primaire analyse, een meer in gedetailleerde beschrijving gemaakt van de problemen en mogelijkheden voor DM. Hiervoor worden waar nodig nieuwe gegevens verzameld, vaak met behulp van specifieke, op DM gerichte, instrumenten.

Een voordeel van deze werkwijze is dat na de eerste analyse al DM-acties ondernomen kunnen worden. De secundaire analyse kan overigens, indien gewenst, al in gang gezet worden voordat de primaire analyse is afgerond.

Doelstellingen

Doel van deze tweede fase is:

1. Verzamelen van informatie over problemen en mogelijkheden op het gebied van DM door bestaande data en/of nieuwe onderzoeksdata te gebruiken;
2. Analyseren van informatie over problemen en mogelijkheden op het gebied van DM;
3. Vaststellen van een uitgebreid profiel van DM op de werkplek;
4. Op een heldere en eenvoudige wijze rapporteren aan het projectteam en andere belanghebbenden over de stand van zaken.

Het succes van deze fase hangt af van het verzamelen van de juiste kwalitatieve en kwantitatieve informatie. Hierbij zijn twee factoren van belang:

• De medewerking van de werknemers. Om zeker te zijn van medewerking is het nodig dat de werknemers goed op de hoogte zijn van het project, de activiteiten, het waarom en de voordelen van het project. Door goede, open communicatie worden potentiële moeilijkheden en conflicten vermeden. Ook onderwerpen als vertrouwelijkheid, anonimiteit en beveiliging moeten expliciet aandacht krijgen.
• Relevante gegevens uit de beschikbare managementinformatiesystemen. Een aantal vragen is van belang zoals ‘kunnen de huidige systemen de gewenste informatie genereren?' en ‘is de informatie betrouwbaar en voldoende representatief ?'.

Tenslotte: de activiteiten in deze fase kunnen hoge verwachtingen wekken bij werknemers. Men ziet dat er gewerkt wordt aan diversiteitsmanagement en er kan een geruchtenstroom op gang komen. Daarom is het essentieel dat informatie, feedback en communicatie voor iedereen helder zijn.

Het identificeren van problemen en mogelijkheden gebeurt in 6 stappen:

1. Primaire analyse, verzamelen data

In deze stap worden bestaande gegevens verzameld die belangrijk zijn voor DM. Het is niet nodig om uitputtend te zijn: in eerste instantie gaat het met name om basale informatie over de samenstelling van het personeelsbestand, het gevoerde beleid etc.

2. Primaire analyse, analyseren van de data

De gegevens worden geanalyseerd, zodat er antwoord gegeven kan worden op vragen als:

• Hoe divers is het huidige personeelsbestand?
• Wat is het beleid van de organisatie met betrekking tot verschillende aspecten van diversiteit?
• Hoe wordt dit beleid uitgevoerd?
• In hoeverre wordt gebruik gemaakt van de diversiteit in het personeelsbestand?

3. Secundaire analyse, verzamelen data

In deze fase wordt nieuwe informatie gezocht, die een meer gedetailleerd beeld geeft van de bestaande situatie. Deze stap kan bijvoorbeeld bestaan uit:

• Onderzoek onder medewerkers over tevredenheid, wensen en behoeften, visie op diversiteit, etc.;
• Onderzoek onder klanten en afnemers over wensen en behoeften;
• Onderzoek naar succesvolle praktijken van andere organisaties.

4. Secundaire analyse, analyseren van de data

Op basis van de verzamelde informatie wordt een beeld geschetst van de behoeften aan DM, de kansen en de uitdagingen. Dit kan bijvoorbeeld door het beantwoorden van vragen zoals:

• Op welke groep richt het DM-programma zich?
• Wat zijn de wensen en behoeften van de verschillende groepen in de organisatie?
• Op welke punten is beleid of actie nodig?
• Welke kansen biedt een DM-programma?

5. Rapportage

De resultaten van de primaire en secundaire analyse worden beschreven in een rapportage voor alle belanghebbenden. De rapportage rondt af met een beschrijving van de kansen en bedreigingen voor DM in de organisatie.

6. Feedback

Het is belangrijk dat de conclusies uit deze fase van het proces worden gedeeld met zo veel mogelijk mensen in de organisatie. Hoe dat het beste kan is per organisatie verschillend. Een stukje in het personeelsblad, een toespraak van de directeur, elke vorm is mogelijk als het doel maar bereikt wordt: zorgen dat men weet wat het doel is van het DM-project, en wat er gaat gebeuren.