Homepage > Aan de slag > Organisatorische oplossingen

Organisatorische oplossingen

Toelichting

In deze fase worden oplossingen gegenereerd voor de problemen die in de vorige fase geïdentificeerd zijn. Hiertoe wordt eerst vastgesteld welke problemen het eerst zullen worden aangepakt. Criteria hierbij zijn bijvoorbeeld de omvang van probleem (directe kosten, kosten door uitstroom of verzuim etc.) en de urgentie (speelt het nu al, of wordt het over 10 jaar verwacht). Vervolgens worden oplossingen verzonnen, die ook weer geprioriteerd worden: wat moet het eerst gebeuren, wat kan later.

In overeenstemming met de filosofie van DM wordt in deze fase gewerkt met een participatieve aanpak, bijvoorbeeld in de vorm van brainstormsessies. Voordeel van brainstormsessies is dat ze erg productief zijn en veel creatieve oplossingen genereren. Voorwaarde hiervoor is wel dat de deelnemers spreken vanuit verschillende visies en ervaringen. Over het algemeen doen in ieder geval de leden van het project team mee aan de brainstorm, maar als bijvoorbeeld specifieke expertise vereist is kan het verstandig zijn om ook externe experts bij de sessie te betrekken. Voor organisaties met veel of complexe problemen kan het efficiënter zijn om per afdeling of per probleem een sessie te organiseren, waarvoor dan mensen van de betreffende afdeling of met ervaring met het betreffende probleem worden uitgenodigd.

Nadat tijdens het brainstormen zo veel mogelijk ideeen zijn verzameld worden de ideeen gegroepeerd (wat lijkt op elkaar) en besproken. Bij de bespreking staan vragen centraal al:

• In hoeverre biedt het idee een oplossing voor het bestaande probleem
• Hoe kan het idee worden aangepast om een betere oplossing te bieden
• Hoe groot zal het draagvlak zijn voor het idee
• Wat zullen de kosten zijn om het idee in de praktijk te brengen

Op basis van de bespreking van de ideeen wordt vastgesteld welke ideeen het eerste zullen worden uitgewerkt en wat in een later stadium aan bod komt. Dit wordt vastgelegd in een plan van aanpak. Doel van dit plan van aanpak is vast te leggen wanneer welke activiteiten plaatsvinden, door wie en met welke middelen. Het plan van aanpak is nodig voor een structurele aanpak van het DM-project.

Het DM plan van aanpak kan gebruikt worden om van het management toestemming te krijgen voor de uitvoering van het project en om tijd en middelen voor het project te zoeken. Op basis van het commentaar van het management en het toegewezen budget wordt het plan van aanpak nader aangescherpt.

Doelstellingen

Doel van deze fase is:

1. Het vaststellen van prioriteiten voor het oplossen van de problemen die in de vorige fase geïdentificeerd zijn.
2. Het genereren van een lijst van oplossingen en het prioriteren van de voorgestelde oplossingen op basis van afgesproken criteria.
3. Het opstellen van een gedetailleerd plan van aanpak met een lijst van activiteiten die in de volgende fase geïmplementeerd zullen worden.
4. Het terugrapporteren aan de organisatie over de gekozen oplossingen.

Aanbevolen wordt deze acties opeenvolgend uit te voeren. Deze fase hoeft niet veel tijd in beslag te nemen. Het aantal brainstormsessies is afhankelijk van het aantal problemen en hun complexiteit.