Homepage > Aan de slag > Evaluatie en consolidatie

Evaluatie en consolidatie

Toelichting

De activiteiten in deze fase zijn gericht op het beoordelen van de kwaliteit en opbrengst van het project als geheel, en het doen van vormen de basis voor de beoordeling van de totale waarde van het project en voor het doen van aanbevelingen voor de toekomst.

De evaluatie van een DM-project is vaak complex. Enerzijds omdat er over het algemeen veel verschillende activiteiten lopen gedurende het project en het dus lastig is een overzicht te krijgen van de totale opbrengst. Anderzijds omdat de doelstellingen van de activiteiten doorgaans niet concreet zijn geformuleerd, waardoor het moeilijk is om vast te stellen of ze gehaald zijn. Toch is het altijd mogelijk om een oordeel te geven over de wat globalere effecten van het project. Als er voldoende tijd en middelen beschikbaar zijn (hulp van experts kan nodig zijn), kunnen aanvullende analyses worden uitgevoerd om een diepgaander inzicht te krijgen in de resultaten.

De evaluatie van het DM-project maakt inzichtelijk wat de kosten en baten van het project zijn. Het gaat daarbij om harde cijfers, zoals bijvoorbeeld minder ziekteverzuim, toegenomen productiviteit, minder klachten, betere toegang tot markten, maar ook om minder meetbare zaken als een beter imago en een prettiger werksfeer. Voor een analyse van de kosten en baten kunnen zowel kwalitatieve (interviews, discussies) als kwantitatieve (statistiek) gebruikt worden. Op basis van de evaluatie kunnen aanbevelingen worden gedaan voor toekomstige activiteiten en projecten rond DM.

In deze fase ligt de nadruk op de evaluatie van het project als geheel. Deze is deels gebaseerd op de gegevens die in eerdere fasen verzameld zijn. Bijvoorbeeld:

• de algemene doelstellingen die geformuleerd zijn in de startfase;
• de specifieke doelen die geformuleerd zijn voor de activiteiten per fase;
• de tussentijdse monitoring.

De tussentijdse monitoring van de deelactiviteiten geeft de projectgroep een goed beeld van het proces en de resultaten per deelactiviteit en per fase van het project. Deze inzichten zijn belangrijke ingrediënten bij de evaluatie van het totale project.

Aan het eind van het project worden de bevindingen van de evaluatie gerapporteerd aan het management, maar ook aan alle andere geïnteresseerden binnen (en evt. buiten) de organisatie. In de rapportage wordt aangegeven welke resultaten bereikt zijn, maar ook welke moeilijkheden er waren gedurende het project. Communicatie over de resultaten is belangrijk om de betrokkenheid bij het project vast te houden en te zorgen voor steun voor een eventueel vervolg. Ook kan de communicatie ideeën opleveren over hoe tijdens de volgende periode van het project activiteiten verbeterd kunnen worden.

Doelstellingen

Doel van deze fase is:

1. Het vaststellen van de mate waarin de doelstellingen van het project (algemeen en specifiek) gehaald zijn.
2. Het bepalen van de effectiviteit van het project en de activiteiten, van de kosten en de baten.
3. Het vaststellen van de effectiviteit van het proces.
4. Het terugrapporteren aan werknemers, management en projectteam.
5. Het verzamelen van aanbevelingen voor toekomstige activiteiten.

Het is niet altijd mogelijk of opportuun om een volledige evaluatie uit te voeren. Het is echter wel belangrijk om in ieder geval een globale evaluatie uit te voeren, zodat enigszins beoordeeld kan worden wat de waarde van het DM-project als geheel is.